Secretária quer abrir sua empresa e enviou dúvida sobre o setor.
Gerente de atendimento do Sebrae aponta as características necessárias.
A secretária Marcia Lima, de São Paulo, tem o desejo de abrir seu próprio negócio. Para isso, ela busca informações sobre a carreira de secretária virtual ou remoto.
Segundo o gerente de Atendimento Individual do Sebrae Nacional, Enio Pinto, “os serviços de secretárias virtuais surgiram para atender à demanda de empreendedores que precisam de apoio profissional para organizar sua rotina administrativa e, assim, atender melhor seus clientes”.
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“Esse serviço também é uma alternativa àqueles que estão começando o seu negócio e precisam de infraestrutura e atividades secretarias, mas não querem ou não podem investir nesses itens contratando um profissional para tal”.
Pinto aponta que, além dos serviços de secretária, são comuns serviços similares, como recepcionista, office-boy, serviços de cópias, controle de agendas ou realização de eventos. “Em algumas regiões do país é permitido o funcionamento de mais de uma empresa no mesmo endereço. Nesses casos, podem existir escritórios virtuais que podem oferecer inclusive a opção de abertura de domicílio fiscal.”
o conhecimento real das possibilidades de sucesso será possível por meio de pesquisa de mercado"
Enio Pinto, do Sebrae Nacional
O especialista comenta que as empresa de secretária virtual são um segmento em expansão. Elas “têm alcançado bons resultados, tanto em situações de crise, quando as empresas procuram diminuir custos, quanto em fases de crescimento econômico”, diz Pinto.
Antes de começar o negócio
Pinto alerta que “o conhecimento real das possibilidades de sucesso será possível por meio de pesquisa de mercado”. “O risco de abrir as portas sem conhecimento do ambiente local é muito grande”, diz.
Por isso, o especialista dá dicas sobre a pesquisa que deve ser feita pelo empreendedor. “Uma pesquisa não precisa ser sofisticada ou dispendiosa em termos financeiros. Ela pode ser elaborada de forma simplificada e aplicada pelo próprio empresário a fim de estudar a concorrência já instalada, os preços praticados, quais as variáveis mais afetam este tipo de negócio e características gerais do público que pretende atingir.”
Pinto aponta outros pontos que merecem atenção após a decisão de abrir uma empresa nesse setor. “É preciso avaliar as oportunidades, como parcerias com incubadora de empresas ou com associações de empresários. As ameaças, que são representadas por todas as possibilidades de insucesso que o futuro empresário pode identificar para o novo negócio, também devem ser analisadas. A realização da pesquisa sugerida fornece subsídios para a previsão de dificuldades que poderão aparecer pelo caminho, como a cultura de valorizar a posse de um colaborador para exercer a função de secretária.”
a quantidade de pessoas será estabelecida de acordo com os serviços. Mas, de maneira geral, é preciso de profissionais que exerçam as funções de administrador e secretária"
Enio Pinto, do Sebrae Nacional
Pré-requisitos para esse trabalho
Segundo Pinto, não é preciso ter formação específica para exercer esse trabalho. “É recomendável conhecimento em rotinas secretariais e administrativas, bem como perfil empreendedor”, avalia.
“As normas técnicas, elaboradas no âmbito da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, são documentos de uso voluntário, sendo importantes referências para o mercado. Não existem normas técnicas aplicáveis a este segmento empresarial.”
Sobre a necessidade de equipamentos específicos para montar a empresa, Pinto diz que “a dimensão do empreendimento é uma decisão do empresário”. Sobre o local onde a empresa funcionará, ele aponta que “o espaço deve ser bem planejado e recomenda-se evitar poluição visual, proporcionar boa iluminação e ventilação para que haja conforto para as pessoas que trabalham e para os clientes.”
Ele afirma que não podem faltar os seguintes itens: Mesa, cadeiras e/ou sofá, telefone, fax, computador ou notebook, impressora multifuncional, armários para guardar documentos, acesso à internet e ar condicionado.
No início, podem surgir também dúvidas sobre a quantidade de pessoas necessária para esse tipo de empresa. “Para amenizar os custos iniciais com folha de pagamento, convém optar pela contratação de uma equipe enxuta”, aconselha Pinto.
Passo a passo para iniciar o processo de abertura da empresa
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1) Consulta comercial: realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local para verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender
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2) Busca de nome e marca: verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada. Órgão responsável: Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
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3) Contrato social/Declaração de Empresa Individual: registrar o contrato social. Verifica-se também os antecedentes dos sócios ou empresário junto à Receita Federal através de pesquisas do CPF. Órgão responsável: - Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples).
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4) Solicitar o CNPJ. Órgão responsável: - Receita Federal.
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5) Solicitar da Inscrição Estadual. Órgão responsável: - Receita Estadual
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6) Solicitar Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda. O Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. Órgão responsável: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal da Fazenda.
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7) Solicitar matrícula no INSS. Órgão responsável: Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas – INSS. Na ausência de lei específica, valerão as condições constantes no contrato de prestação de serviços formulada pela administradora.
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“A quantidade de pessoas será estabelecida de acordo com os serviços que serão prestados. Mas, de maneira geral, é preciso de profissionais que exerçam as funções de administrador e secretária”, diz.
O administrador deve “ter a capacidade para lidar com imprevistos, reconhecer e definir problemas, atuar preventivamente, ter raciocínio lógico, crítico e analítico, ter conhecimento de gestão empresarial, habilidade de relacionamentos, habilidade para negociar, pró-atividade, inteligência emocional para lidar com possíveis conflitos, disciplina”, afirma o especialista.
Já a secretária deve “ter cortesia e educação com os clientes e colegas, disciplina, organização, relacionamento interpessoal, flexibilidade, responsabilidade e ter ética profissional”.
“A capacitação de profissionais deste ramo de negócio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competências citadas”, diz Pinto.
Mas qual deve ser o pagamento de cada funcionário? Pinto explica que “os níveis salariais básicos são definidos pelos sindicatos de cada região e categoria. A partir daí, o empresário deverá manter políticas que remunerem adequadamente os empregados, considerando-se os níveis de competências pessoais”.
O que se recomenda é “a adoção de uma política de retenção de pessoal, oferecendo incentivos e benefícios de natureza financeira”. “Assim, a empresa poderá diminuir os níveis de rotatividade e obter vantagens como a criação de vínculo entre funcionários e clientes e ainda a diminuição de custos com recrutamento e seleção, treinamento de novos funcionários e custos com demissões.”
A busca por clientes
Pinto afirma que, nesse segmento, “o principal canal de distribuição é de venda direta, no qual o cliente faz o contato por telefone ou pessoalmente solicitando os serviços da empresa”.
“Independentemente do canal de distribuição adotado, o sucesso de um negócio depende, principalmente, da capacidade de percepção de oportunidade do empreendedor e da sua agilidade para se adaptar, aproveitando tendências e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecida por seus clientes.”
Agregar valor é oferecer o inesperado ao cliente, ir além da obrigação, oferecer mais e melhor e o que ninguém ainda ofereceu"
Enio Pinto, do Sebrae Nacional
O especialista lembra ainda o poder da internet para atrair novos clientes. “Ter um site, elaborar uma estratégia para estar bem posicionado nos mecanismos de busca, estar presente nas redes sociais são bons caminhos para se tornar encontrável pelos clientes. As redes sociais têm potencial para colaborar ainda mais no que se refere ao aspecto credibilidade, pois um cliente pode sentir confiança na empresa se encontrar o depoimento de alguém que utilizou o serviço e se sentiu satisfeito.”
Além de ser facilmente encontrável, Pinto aponta outras características importantes para manter o interesse dos clientes. “Para manter-se competitivo, um negócio precisa oferecer diferenciais que o torne mais atrativo que seus concorrentes. Agregar valor é oferecer o inesperado ao cliente, ir além da obrigação, oferecer mais e melhor e o que ninguém ainda ofereceu”, diz.
“Nesse ramo, existem algumas possibilidades de agregar valor, dependendo apenas da iniciativa e criatividade do empreendedor como, por exemplo oferecer o serviço de secretária bilíngue. Serviços feitos com qualidade, escuta atenciosa e diálogo de compromisso influenciam muito na satisfação dos clientes. Ao oferecer um atendimento de qualidade, a empresa cria um diferencial, constrói um relacionamento de confiança e torna inconveniente a migração do cliente para um concorrente.”
http://g1.globo.com/economia/pme/noticia/2015/07/como-abrir-um-negocio-como-secretaria-virtual-consultor-responde.html
