Como abrir um negócio como secretária virtual? Consultor responde

Secretária quer abrir sua empresa e enviou dúvida sobre o setor.

Gerente de atendimento do Sebrae aponta as características necessárias.

Do G1, em São Paulo

Secretária tem interesse em criar seu próprio negócio oferecendo serviço remoto (Foto: Jay LaPrete/AP)

A secretária Marcia Lima, de São Paulo, tem o desejo de abrir seu próprio negócio. Para isso, ela busca informações sobre a carreira de secretária virtual ou remoto.

Segundo o gerente de Atendimento Individual do Sebrae Nacional, Enio Pinto, “os serviços de secretárias virtuais surgiram para atender à demanda de empreendedores que precisam de apoio profissional para organizar sua rotina administrativa e, assim, atender melhor seus clientes”.

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“Esse serviço também é uma alternativa àqueles que estão começando o seu negócio e precisam de infraestrutura e atividades secretarias, mas não querem ou não podem investir nesses itens contratando um profissional para tal”.

Pinto aponta que, além dos serviços de secretária, são comuns serviços similares, como recepcionista, office-boy, serviços de cópias, controle de agendas ou realização de eventos. “Em algumas regiões do país é permitido o funcionamento de mais de uma empresa no mesmo endereço. Nesses casos, podem existir escritórios virtuais que podem oferecer inclusive a opção de abertura de domicílio fiscal.”

o conhecimento real das possibilidades de sucesso será possível por meio de pesquisa de mercado"

Enio Pinto, do Sebrae Nacional

O especialista comenta que as empresa de secretária virtual são um segmento em expansão. Elas “têm alcançado bons resultados, tanto em situações de crise, quando as empresas procuram diminuir custos, quanto em fases de crescimento econômico”, diz Pinto.

Antes de começar o negócio

Pinto alerta que “o conhecimento real das possibilidades de sucesso será possível por meio de pesquisa de mercado”. “O risco de abrir as portas sem conhecimento do ambiente local é muito grande”, diz.

Por isso, o especialista dá dicas sobre a pesquisa que deve ser feita pelo empreendedor. “Uma pesquisa não precisa ser sofisticada ou dispendiosa em termos financeiros. Ela pode ser elaborada de forma simplificada e aplicada pelo próprio empresário a fim de estudar a concorrência já instalada, os preços praticados, quais as variáveis mais afetam este tipo de negócio e características gerais do público que pretende atingir.”

Pinto aponta outros pontos que merecem atenção após a decisão de abrir uma empresa nesse setor. “É preciso avaliar as oportunidades, como parcerias com incubadora de empresas ou com associações de empresários. As ameaças, que são representadas por todas as possibilidades de insucesso que o futuro empresário pode identificar para o novo negócio, também devem ser analisadas. A realização da pesquisa sugerida fornece subsídios para a previsão de dificuldades que poderão aparecer pelo caminho, como a cultura de valorizar a posse de um colaborador para exercer a função de secretária.”

a quantidade de pessoas será estabelecida de acordo com os serviços. Mas, de maneira geral, é preciso de profissionais que exerçam as funções de administrador e secretária"

Enio Pinto, do Sebrae Nacional

Pré-requisitos para esse trabalho

Segundo Pinto, não é preciso ter formação específica para exercer esse trabalho. “É recomendável conhecimento em rotinas secretariais e administrativas, bem como perfil empreendedor”, avalia.

“As normas técnicas, elaboradas no âmbito da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, são documentos de uso voluntário, sendo importantes referências para o mercado. Não existem normas técnicas aplicáveis a este segmento empresarial.”

Sobre a necessidade de equipamentos específicos para montar a empresa, Pinto diz que “a dimensão do empreendimento é uma decisão do empresário”. Sobre o local onde a empresa funcionará, ele aponta que “o espaço deve ser bem planejado e recomenda-se evitar poluição visual, proporcionar boa iluminação e ventilação para que haja conforto para as pessoas que trabalham e para os clientes.”

Ele afirma que não podem faltar os seguintes itens: Mesa, cadeiras e/ou sofá, telefone, fax, computador ou notebook, impressora multifuncional, armários para guardar documentos, acesso à internet e ar condicionado.

No início, podem surgir também dúvidas sobre a quantidade de pessoas necessária para esse tipo de empresa. “Para amenizar os custos iniciais com folha de pagamento, convém optar pela contratação de uma equipe enxuta”, aconselha Pinto.

Passo a passo para iniciar o processo de abertura da empresa
1) Consulta comercial: realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local para verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender
2) Busca de nome e marca: verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada. Órgão responsável:  Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
3) Contrato social/Declaração de Empresa Individual: registrar o contrato social. Verifica-se também os antecedentes dos sócios ou empresário junto à Receita Federal através de pesquisas do CPF. Órgão responsável: - Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples).
4) Solicitar o CNPJ. Órgão responsável: - Receita Federal.
5) Solicitar da Inscrição Estadual. Órgão responsável: - Receita Estadual
6) Solicitar Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda. O Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. Órgão responsável: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal da Fazenda.
7) Solicitar matrícula no INSS. Órgão responsável: Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas – INSS. Na ausência de lei específica, valerão as condições constantes no contrato de prestação de serviços formulada pela administradora.

“A quantidade de pessoas será estabelecida de acordo com os serviços que serão prestados. Mas, de maneira geral, é preciso de profissionais que exerçam as funções de administrador e secretária”, diz.

O administrador deve “ter a capacidade para lidar com imprevistos, reconhecer e definir problemas, atuar preventivamente, ter raciocínio lógico, crítico e analítico, ter conhecimento de gestão empresarial, habilidade de relacionamentos, habilidade para negociar, pró-atividade, inteligência emocional para lidar com possíveis conflitos, disciplina”, afirma o especialista.

Já a secretária deve “ter cortesia e educação com os clientes e colegas, disciplina, organização, relacionamento interpessoal, flexibilidade, responsabilidade e ter ética profissional”.

“A capacitação de profissionais deste ramo de negócio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competências citadas”, diz Pinto.

Mas qual deve ser o pagamento de cada funcionário? Pinto explica que “os níveis salariais básicos são definidos pelos sindicatos de cada região e categoria. A partir daí, o empresário deverá manter políticas que remunerem adequadamente os empregados, considerando-se os níveis de competências pessoais”.

O que se recomenda é “a adoção de uma política de retenção de pessoal, oferecendo incentivos e benefícios de natureza financeira”. “Assim, a empresa poderá diminuir os níveis de rotatividade e obter vantagens como a criação de vínculo entre funcionários e clientes e ainda a diminuição de custos com recrutamento e seleção, treinamento de novos funcionários e custos com demissões.”

A busca por clientes

Pinto afirma que, nesse segmento, “o principal canal de distribuição é de venda direta, no qual o cliente faz o contato por telefone ou pessoalmente solicitando os serviços da empresa”.

“Independentemente do canal de distribuição adotado, o sucesso de um negócio depende, principalmente, da capacidade de percepção de oportunidade do empreendedor e da sua agilidade para se adaptar, aproveitando tendências e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecida por seus clientes.”

Agregar valor é oferecer o inesperado ao cliente, ir além da obrigação, oferecer mais e melhor e o que ninguém ainda ofereceu"

Enio Pinto, do Sebrae Nacional

O especialista lembra ainda o poder da internet para atrair novos clientes. “Ter um site, elaborar uma estratégia para estar bem posicionado nos mecanismos de busca, estar presente nas redes sociais são bons caminhos para se tornar encontrável pelos clientes. As redes sociais têm potencial para colaborar ainda mais no que se refere ao aspecto credibilidade, pois um cliente pode sentir confiança na empresa se encontrar o depoimento de alguém que utilizou o serviço e se sentiu satisfeito.”

Além de ser facilmente encontrável, Pinto aponta outras características importantes para manter o interesse dos clientes. “Para manter-se competitivo, um negócio precisa oferecer diferenciais que o torne mais atrativo que seus concorrentes. Agregar valor é oferecer o inesperado ao cliente, ir além da obrigação, oferecer mais e melhor e o que ninguém ainda ofereceu”, diz.

“Nesse ramo, existem algumas possibilidades de agregar valor, dependendo apenas da iniciativa e criatividade do empreendedor como, por exemplo oferecer o serviço de secretária bilíngue. Serviços feitos com qualidade, escuta atenciosa e diálogo de compromisso influenciam muito na satisfação dos clientes. Ao oferecer um atendimento de qualidade, a empresa cria um diferencial, constrói um relacionamento de confiança e torna inconveniente a migração do cliente para um concorrente.”  

http://g1.globo.com/economia/pme/noticia/2015/07/como-abrir-um-negocio-como-secretaria-virtual-consultor-responde.html

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O que é necessário para que um vendedor realize a venda?

Para obter sucesso, os vendedores precisam ser treinados em três áreas: Operações, técnicas de vendas e conhecimento de produto.

Cada área dá suporte à outra, permitindo que os vendedores maximizem o seu sucesso no salão de vendas.

• Se o vendedor domina os procedimentos operacionais, mas se sente inseguro no salão de vendas, com certeza ele não terá sucesso.

• Se o vendedor possui técnicas de vendas altamente desenvolvidas, mas falta a ele o conhecimento do produto, ele não terá condições de responder às perguntas dos clientes ou vender itens mais caros, e seu sucesso será limitado.

• Se o vendedor conhece bem o produto, mas não possui técnicas de vendas, é provável que ele falhe em importantes etapas do processo da venda (sondagem, venda adicional e fechamento da venda). Portanto, não poderá maximizar o seu potencial de vendas.

Essas três áreas são vitais para os vendedores. Sem o domínio de cada uma delas, o vendedor não conseguirá sobreviver no salão de vendas.

Tags: Vendas, Operações, Técnicas de vendas, Conhecimento do produto

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Porque o seu marketing de conteúdo não decola? Top 5 Razões

O marketing de conteúdo é um livro que se passa, página após página, em direção a um epílogo que nunca chega ao fim. O marketing de conteúdo é uma saga literária.

O conteúdo pode envelhecer e esgotar a sua utilidade, mas sempre serão substituídos por novos jogadores, que irão interagir uns com os outros habilmente movidos pelo escritor; através deles, os mesmos continuam a cativar o seu público, contando a história de seu mundo … ou marca.

Rand Fishkin, do Moz.com, revela as cinco razões mais comuns pelos quais o marketing de conteúdo falha.

O marketing de conteúdo não é uma linha de montagem

O mundo digital não é composto de uma série de volumes encomendados, mas por um carnaval de Previews, anúncios e ofertas. Dificilmente um usuário abre um navegador, acessa a um site específico para uma finalidade específica, realiza e desconecta.

A dinâmica das ligações, a chave da World Wide Web, favorece as inferências, conexões espontâneas e distrações. O primeiro grande erro que você pode fazer quando você investe em uma campanha de marketing de conteúdo, presume-se que são as ligações com corredores sem portas, de modo a uma determinada ação é assim outra.

Por exemplo: Eu acesso o Twitter, eu li um tweet, eu clico no link incluído, leio a página de destino, eu preencho o formulário e descarrego o e-book gratuitamente no site, sigo a empresa no Facebook, eu comprao o seu produto. Não é a forma como funciona. Um cenário mais provável é que hoje eu li vários tweets, cliquei distraidamente em um link, se o conteúdo é interessante, eu me lembro deles.

Então, talvez, eu vou volto a esse site, vou lembrar deles quando eu precisar de tipo de produtos / serviços, talvez sem ter que “pesquisando” o nome da empresa, pois é muito longo para se lembrar.

O marketing de conteúdo é, portanto, baseado na construção de relações de confiança e familiaridade.

O conteúdo não se espalha por magia

A única coisa que se propaga, de forma viral, é a influência.

A disseminação de conteúdo on-line não acontece “por magia”, mas por meio da lógica de distribuição, com base em uma comunidade que se interessa pela narrativa da marca, a ponto de juntá-la, alimentá-la.

Da mesma forma, texto, imagens e vídeo viajando na web e nas mentes das pessoas fazendo as se sentirem envolvidas, inspiradas. Mais precisamente, um bom conteúdo propaga se:

• Reforça a crença.
• Refuta uma visão oposta.
• Começa ou contribui para uma discussão apaixonada.
• Faz parte dos interesses econômicos das pessoas.
• Aumenta a inclusão mecânica do grupo.
• Alimenta a imagem daqueles que compartilham.

Outra vantagem é que não é negligenciável, mesmo que fosse para perder alguns tiros e divulgar algo de qualidade relativa, uma comunidade muito unida não vai deixar de enfatizar os aspectos positivos.

Acontece o mesmo com comediantes de sucesso: são para arrebatar o riso, mais do que as suas linhas, porque eles ganharam um lugar na imaginação do público, que não é susceptível de ser prejudicada.

Antes de criar um conteúdo, perguntar a si mesmo quem irá compartilhar e por quê. A vantagem, como Aristóteles afirmou, é que o homem é um animal social, um comunicador por natureza: nós temos que fazer chegar espontaneamente em seus discursos.

O conteúdo não deve apenas ser criado

Bom conteúdo deve chegar às pessoas, para expressar todo o seu potencial; em uma palavra, os conteúdos são amplificados. Mas quais são os meios de distribuição? E como eles são utilizados?

Depende de seu público. Para começar, identifique o seu nicho, e descubra mais sobre quais são os conteúdos do sucesso e como são transmitidos: você pode verificar o que fazem os concorrentes, as empresas de sua indústria ou as partes interessadas da sua empresa.

Há também serviços de análise capaz de controlar o alto-falante do seu argumento e onde ele faz: Buzzsumo, Topsy, Reddit, Feedly, Flipboard e muitos outros.

Muito importante são os influenciadores, ou seja, pessoas que tratam o assunto com competência, reconhecidas e aclamadas como tal pela Rede do Povo. Provavelmente você conheça alguém, mas se você quiser uma visão mais completa, tente por exemplo, fazer um passeio no Twitter, Klout e Followerwonk.

Lembre-se também de não restringir-se a investigar a rede social, ma tirar o máximo proveito dos motores de busca, e-mail, e os serviços de publicidade paga (Google Adwords, Facebook Ads) que fazem o trabalho em sinergia.

O que mais conta é a paciência para experimentar, aprender e aplicar, porque uma estratégia de conteúdo não é um fogo de artifício que se acende e deixa voar para longe, mas um fogo para manter vivo e lareira crepitante.

A estratégia de conteúdo não ignora o SEO

O Raciocínio compartimentado é uma armadilha mental perigosa. Concentrar-se em conteúdo não significa ignorar o canal de distribuição mais poderoso: o Search Engine Optimization (SEO).

Tudo o que eu vi até agora tem sido posta em causa por uma perspectiva puramente humana. Para permitir a navegação, porém, são os links. Como vimos, que constituem o núcleo da World Wide Web, assim como a chave para quase todas as estratégias de comunicação em linha.

São links que trazem as pessoas para o nosso conteúdo, diretamente a partir dos resultados dos motores de busca, o boletim informativo de sites externos, as páginas dentro o proprietário do site, e assim por diante.

Os links levam “autoridades” ao nosso conteúdo, permitindo que ele seja colocado em posições mais altas da página de resultados do Search Engine (SERP), e, assim, afetando todas as outras páginas do domínio. Isto é, como já dissemos, porque as relações são os constituintes do tecido da Rede, a malha através da qual fluem todas as informações.

Nunca desistir cedo demais

Como visto até agora o marketing de conteúdo é uma solução de médio a longo prazo. Funciona porque combina a dimensão humana e técnicas lógicas sob o mesmo teto, mas é preciso tempo para que ele se estabilize e crie a química certa.

O post que vai dar o salto está atrás da curva da dobra do analytics, e quando isso acontecer, vai aproveitar todos os esforços feitos até agora, despertando o conteúdo latente.

http://startup101.com.br/marketing-e-vendas/porque-o-seu-marketing-de-conteudo-nao-decola-top-5-razoes

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5 dicas para tornar seu cérebro mais eficiente

Você está acostumado a responder e-mails durante uma ligação? Aproveita o tempo de uma reunião para organizar a sua lista de afazeres? Executar várias tarefas simultaneamente pode parecer a solução óbvia para uma rotina extremamente atarefada, mas a escritora Margaret Moore, autora do livro "Organize sua Mente, Organize sua Vida", defende que essa prática causa estresse ao cérebro e afeta negativamente o seu desempenho no trabalho.

“Nosso cérebro foi desenhado para focar todos seus recursos em uma tarefa por vez,” conta Moore. “Quando nos concentramos em uma ação, a memória funciona bem, cometemos menos erros e somos mais criativos – às vezes até brilhantes.” Usar o “software” organizacional do seu cérebro da maneira como ele foi projetado pode ajudar a se sentir mais focado e produtivo.

1. Comece seu dia com atividades que acalmem a mente

Da mesma forma que um atleta se alonga antes de competir, seu cérebro precisa de um aquecimento. Moore sugere a prática de atividades que tragam à mente um estado de calma, como um exercício físico, exercícios respiratórios, ouvir música ou simplesmente permitir que a sua mente divague por um período de tempo.

2. Programe tempos de “não perturbe"

Marque períodos de foco total durante o dia. Por exemplo: momentos em que você estiver em tarefas que exijam criatividade e pensamento estratégico. Mantenha sua atenção nessas horas, canalizando toda a sua energia na tarefa em questão, até que você esteja pronto para iniciar a próxima. Evite checar e-mails enquanto estiver nesse momento e coloque seu celular no modo silencioso para evitar perturbações.

3. Freie distrações

“Note uma distração, respire fundo e tome a decisão consciente de continuar focado. Siga a distração somente se for algo urgente, em vez de deixar que ela roube sua atenção”, diz Moore.

Se a tecnologia for a sua principal fonte de dispersão, programe um tempo para olhar e-mails. “Pratique períodos livres de tecnologia para amainar a necessidade de checar e-mails constantemente”, diz Moore. Além disso, simplifique o seu fluxo de trabalho para evitar que você mesmo gere distrações. Feche documentos nos quais você não está trabalhando ativamente e faça esforço consciente para colocar sua atenção completa em cada tarefa.

4. Faça pausas cerebrais frequentes

“Encoraje a sua mente a viajar e mova o seu corpo para refrescar o seu cérebro”, aconselha Moore. Esses intervalos devem ter a frequência que o seu estado físico e emocional exigir. Dê uma caminhada rápida ou faça exercícios de alongamento na sua mesa. Não imagine que fazer pausas irá sacrificar sua produtividade. “Algumas das ideias mais produtivas virão quando você descansar seu foco”, diz Moore.

5. Abasteça o seu cérebro

Exercícios regulares melhoram a capacidade de atenção e memória. Além de esforço físico, o seu cérebro precisa de certos nutrientes para atingir seu desempenho máximo. Em dias de maior atividade cerebral, aposte em fontes de proteína, como ovos, carnes brancas e alimentos que contenham gorduras boas e ômega-3, como nozes.

Fonte: Revista PEGN

Tags: Dicas, Cérebro, Eficiência, Mente, Motivação

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7 passos para fazer o cliente comprar novamente na sua loja

Por Jeff Wuorio

“Não suma”. Você com certeza já ouviu essa frase bastante hospitaleira. Porém, para pequenas empresas, clientes que sempre voltam são fundamentais. Para o empresário, é importante entender como manter os clientes. Aqui temos sete ideias e estratégias:

1. Clientes fiéis custam menos do que clientes novos

Estudos mostram que é mais barato trazer um cliente de volta do que atrair novos clientes. Isso faz sentido se pensarmos no custo da propaganda, da mídia e de outras ferramentas para chamar a atenção de clientes novos. Além disso, conquistar um novo cliente pode depender do “momento certo”.

“Os futuros clientes só vão prestar atenção em você quando estiverem prontos para comprar ou trocar de marca”, diz Ed Brennan, diretor de uma empresa de marketing e relações públicas. “Isso significa que você deve tentar atraí-los o tempo todo, para atingir aqueles poucos que estão prontos para escolher a sua empresa”, conclui Ed.

2. Clientes fiéis são propagandas ambulantes

Se um cliente volta, provavelmente é porque gostou do que viu. E, assim, há grandes chances de ele espalhar a notícia e o público virá de graça até você. Estimativas recentes dizem que cada pessoa influencia de 50 a 300 outras pessoas. Imagine quanto tempo um representante de vendas gastaria para atrair 300 clientes. No entanto, ter um cliente cativo e descobrir maneiras para que ele fale da sua empresa aos amigos faz com que você aumente a sua ‘equipe de vendas’ sem ter que gastar mais.

3. Para conquistar clientes, seja consistente

Pode parecer que, para cativar os clientes, basta oferecer bons serviços e produtos. É verdade, mas a qualidade do serviço não pode variar. Os clientes voltam porque são bem tratados todas as vezes.

4. Contrate as pessoas certas

Como os funcionários são a cara da empresa, o comportamento deles e o relacionamento com os clientes podem cativar os clientes e fazer com que eles voltem. Pessoas positivas, amigáveis e que realmente se importam com um bom trabalho são o primeiro passo nessa direção. Qualquer funcionário que vá ter contato com os clientes (desde uma recepcionista até o departamento de cobrança) tem que entender a importância de tratá-los bem.

5. Conheça bem os seus clientes

É difícil criar fidelidade se você não sabe o que os clientes valorizam. Uma maneira de fazer isso é usar um software para ajudar a organizar o relacionamento com os clientes. Mesmo uma empresa pequena, que funcione na casa do seu dono, pode aproveitar um programa como esse.

6. Seja simples

Um cliente fiel é aquele que você conhece. Cultive esse relacionamento da maneira mais pessoal possível. Por exemplo, saiba o nome dos clientes. Para isso, os programas como o BCM ajudam bastante, pois você pode ver as informações dos clientes e tudo o que já compraram quando quiser.  Tratar os clientes de maneira pessoal é a melhor vantagem sobre a concorrência. Todo mundo adora entrar em uma cafeteria e ver que o garçom lembrou o seu nome e a sua bebida favorita.

7. Mantenha contato

Mantenha contato com os seus clientes para incentivá-los a voltar. Use um blog na internet, um informativo ou outro veículo para nunca interromper a comunicação. “Enviamos uma carta escrita à mão para agradecer aos nossos clientes quando eles fazem pedidos acima de um determinado valor e incluímos um desconto para a próxima compra”, diz Heather Ledeboer, dona de uma loja de artigos para pais e filhos. “Também temos um blog que oferece informações e damos brindes semanais usando vídeos na internet. Os clientes acabam nos conhecendo e se tornam fiéis à nossa loja.”

Jeff Wuorio é especialista norte americano em gerenciamento, marketing e tecnologia para pequenas empresas.

Tags: Dicas, Fidelização, Loja, Vendas, Varejo, Falando de Cliente

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